VCI BẬT MÍ NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI LẮP ĐẶT CAMERA GIÁM SÁT KHI HẢI QUAN KIỂM TRA XƯỞNG

Hệ thống camera giám sát là một trong các điều kiện bắt buộc đối với doanh nghiệp chế xuất (DNCX). Camera không chỉ phục vụ kiểm tra – giám sát hải quan mà còn là cơ sở để chứng minh tính minh bạch trong hoạt động nhập – xuất – tồn kho. Dưới đây là các lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm vững.

1. Lắp đặt đúng vị trí – không được thiếu các khu vực trọng yếu

Theo Quyết định 247/QĐ-TCHQ, hệ thống camera phải bao quát cổng/cửa ra vào và toàn cảnh các khu vực lưu giữ hàng hóa của DNCX, gồm:

Kho nguyên liệu, vật tư

Kho bán thành phẩm, thành phẩm

Kho phế liệu, phế phẩm (nếu có)

Các khu vực lưu giữ hàng không chịu thuế

Đối với khu vực vị trí tại cổng/cửa ra vào DNCX phải đảm bảo ghi hình rõ thông tin biển số xe, số container (nếu có) của phương tiện ra, vào DNCX. Phương tiện qua cổng phải đảm bảo tốc độ, đúng làn đường quy định để camera có thể ghi hình thông tin phương tiện.

Đối với khu vực kho lưu giữ nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm, kho phế liệu, phế phẩm (nếu có) và các hàng hóa không chịu thuế khác có cổng/cửa ra vào: camera giám sát tại cổng/cửa ra/vào khu vực lưu giữ hàng hóa ghi rõ hình ảnh hoạt động đưa hàng hóa ra/vào kho lưu giữ; camera trong kho (nếu có) phải cho phép quan sát toàn cảnh kho lưu giữ hàng hóa của DNCX.

2. Trách nhiệm quản lý và vận hành hệ thống camera của DNCX

Lập sơ đồ vị trí lưu giữ hàng hóa, vị trí lắp đặt camera giám sát có đánh số thứ tự, ghi chú để theo dõi, quản lý và gửi Chi cục Hải quan quản lý 01 bản khi thực hiện kiểm tra điều kiện kiểm tra giám sát hải quan;

Mở sổ nhật ký theo dõi tình trạng hoạt động và cập nhật đầy đủ tình hình đối với trường hợp mất điện, không hoạt động, sửa chữa, bảo dưỡng theo thời gian, vị trí, số thứ tự mắt hoặc hệ thống camera giám sát đã được lập trên sơ đồ;

Thông báo đầu mối, số điện thoại liên lạc cho Chi cục Hải quan quản lý và kịp thời báo cáo những trường hợp phát sinh sự cố hệ thống camera giám sát; trường hợp có kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, mất điện thì báo cáo bằng văn bản, đồng thời cập nhật vào sổ nhật ký phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan hải quan.

3. Kết nối dữ liệu với hải quan

Doanh nghiệp phải kết nối camera trực tuyến với Hải quan tại các vị trí sau:

Cổng ra vào DNCX

Cửa ra/vào các kho, bãi lưu giữ hàng hóa, phía bên trong kho nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm, kho phế liệu, phế phẩm và các hàng hóa không chịu thuế khác  (nếu có lắp camera)

Các vị trí khác như: văn phòng làm việc, nhà ăn cho nhân viên, bên trong nhà xưởng thực hiện quy trình sản xuất,… yêu cầu phải lắp đặt hệ thống camera giám sát thì DNCX phải lưu tại doanh nghiệp và cung cấp khi Hải quan yêu cầu.

3. Đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật của hệ thống camera

Các DNCX đã hoạt động và đã lắp đặt hệ thống camera trước khi Quyết định 247/QĐ-TCHQ có hiệu lực thì không bắt buộc phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu.

Đối với DNCX thành lập sau thời điểm Quyết định 247/QĐ-TCHQ này có hiệu lực thì hệ thống camera giám sát của DNCX phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu theo quy định của pháp luật và được cơ quan Hải quan kiểm tra xác nhận đáp ứng các tiêu chuẩn đó.

4. Yêu cầu về kết nối và lưu trữ dữ liệu

4.1. Về kết nối

Hệ thống camera giám sát của DNCX phải kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan qua mạng Internet hoặc kênh truyền riêng trong đó ưu tiên qua mạng Internet.

Trường hợp DNCX lựa chọn phương án kết nối qua kênh truyền riêng, cần liên hệ với cơ quan hải quan cùng xây dựng giải pháp kết nối phù hợp, đảm bảo tính sẵn sàng, tương thích giữa hạ tầng của DNCX và của cơ quan hải quan. Việc đầu tư, triển khai kênh truyền riêng do DNCX chịu trách nhiệm thực hiện.

DNCX chủ động và chịu trách nhiệm triển khai lắp đặt hệ thống camera và giải pháp kết nối. Ngay sau khi hoàn thành kết nối, DNCX có văn bản thông báo tới cơ quan hải quan tài khoản truy cập hệ thống, phương pháp truy cập hệ thống để cơ quan hải quan thực hiện giám sát theo quy định.

4.2. Về lưu trữ dữ liệu

DNCX phải tự lưu trữ và bảo mật toàn bộ dữ liệu hình ảnh trên hệ thống của mình, cho phép hải quan truy cập khi yêu cầu. Hình ảnh phải được lưu tối thiểu 12 tháng và đáp ứng chuẩn kỹ thuật theo quy định. DNCX chủ động lựa chọn phần mở rộng của tệp hình ảnh theo các phần mở rộng mà camera của DNCX hỗ trợ, tuy nhiên phải đảm bảo quy định tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định. DNCX phải cung cấp, công bố và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các tài liệu công bố cũng như về sự tương thích của hệ thống camera với yêu cầu kỹ thuật tối thiểu nêu tại quy định này.

Yêu cầu về khai thác dữ liệu: Căn cứ theo yêu cầu nghiệp vụ, DNCX phải cung cấp tài khoản, mật khẩu, quyền truy cập hệ thống camera giám sát để công chức hải quan giám sát. DNCX phải sẵn sàng kết xuất, cung cấp dữ liệu hình ảnh camera theo yêu cầu quản lý của cơ quan hải quan.

5. Về xử lý đối với sự cố

a) Sự cố camera và thiết bị đi kèm:

DNCX phải bảo trì, thay thế để hệ thống hoạt động ổn định liên tục 24/7. Khi có sự cố, phải thông báo hải quan để thống nhất phương án giám sát và khắc phục trong tối đa 10 ngày, nếu chậm phải nêu rõ lý do và thời gian hoàn thành. Với camera cổng ra/vào bị gián đoạn, DNCX phải ghi sổ xe/container (ghi rõ số xe, số container (nếu có), thời gian ra/vào DNCX và xuất trình cho cơ quan hải quan khi có yêu cầu)  và xuất trình khi được yêu cầu.

b) Sự cố kênh truyền:

DNCX chịu trách nhiệm xử lý sự cố đường truyền Internet hoặc kênh truyền tại đầu của doanh nghiệp. DNCX cần thông báo cho cơ quan hải quan để thống nhất phương án giám sát trong thời gian chờ khắc phục sự cố. Trong thời gian gián đoạn, phải lưu trữ đầy đủ dữ liệu và phối hợp hải quan về phương án giám sát. Thời hạn khắc phục tối đa 3 ngày; nếu vượt thời hạn phải thông báo lý do và thời điểm hoàn tất đến cơ quan hải quan quản lý.